8장. 문서 작성과 콘텐츠

문서처럼 보여도 바로 쓸 수는 없습니다

분기 성과 보고서를 써야 합니다. 자료는 여러 파일에 흩어져 있습니다. 매출 CSV, 광고비 표, 환불 메모, 회의록, 지난 분기 보고서가 있고, 이번 보고서는 경영진에게 공유됩니다.

바로 "성과 보고서 써줘"라고 하면 문서처럼 보이는 초안은 나옵니다. 하지만 어떤 숫자가 원본에서 왔는지, 어떤 문장이 회의 메모에 근거한 해석인지, 어떤 표현이 외부 공유에 위험한지 구분되지 않으면 사용할 수 없습니다.

이번 장에서는 다음 순서로 갑니다.

• 문서 작성 전에 기준을 먼저 정한다.
• 원본 자료와 문체 기준을 나눈다.
• 목차부터 확인한다.
• 초안은 파일로 남긴다.
• 사실과 표현을 따로 검토한다.
• 외부 공유 전 점검 기준을 둔다.

💡 참고

업무 문서는 한 번에 잘 써지는 문서보다 고칠 수 있는 문서여야 합니다. 원본 사실, 초안 문장, 사람 검토가 분리되어 있어야 합니다.

문서 작성은 초안보다 기준이 먼저입니다

문서 작업에서 가장 흔한 실수는 빈칸을 문장으로 채우는 것입니다. 자료에 없는 원인을 그럴듯하게 쓰거나, 확인되지 않은 숫자를 자연스럽게 끼워 넣으면 문서는 매끄럽지만 위험해집니다.

처음 요청은 작성이 아니라 재료 확인이어야 합니다.

q2-report 폴더의 자료로 분기 성과 보고서를 만들려고 해.
아직 보고서 본문을 쓰지 말고 재료만 정리해줘.

아래를 표로 보여줘.
- 원본 파일명
- 파일에 들어 있는 정보
- 보고서에 바로 쓸 수 있는 사실
- 계산이나 확인이 필요한 항목
- 문체나 형식 참고에만 쓸 자료

자료에서 확인되지 않는 원인이나 전망은 추측하지 말고 확인 필요로 표시해줘.

이 표가 있어야 문서가 흔들리지 않습니다. 보고서에 쓸 사실과 참고만 할 문체 기준을 섞지 않는 것이 시작입니다.

원본 자료와 문체 기준을 나눕니다

지난 분기 보고서는 문체 기준으로 쓸 수 있습니다. 하지만 그 안의 숫자와 결론은 이번 보고서의 근거가 아닙니다.