Claude Code

문서를 열기 전에, 먼저 ‘어디로 보낼지’ 정합니다

계약서인지 영수증인지부터 가려야 하는 폴더라면, 파일 이름을 고치기 전에 그 문서가 다음에 어디로 가야 하는지부터 정해 보세요.

문서가 스무 개만 넘어가도, 파일을 여는 일보다 먼저 정해야 할 것이 생깁니다. 월말이면 구매팀·운영팀·고객 지원팀의 공유 폴더에 거래처 PDF가 쌓이고, 스캔한 영수증과 휴대폰으로 찍은 확인서, 제목 없는 첨부 파일이 한데 들어옵니다. 한 파일은 열어 보면 내용을 바로 알 수 있지만, 스무 개나 백 개가 되면 계약 검토함으로 옮길 파일과 비용 처리 자료로 남길 파일을 따로 가려야 합니다. 고객 요청에 딸린 자료인지 확인하는 일까지 늦어지면 뒤의 확인과 답변도 함께 밀립니다.

이 첫 분류를 돕는 기능이 Upstage의 Document Classify입니다. 팀이 정한 문서 종류와 설명, 즉 분류표를 기준으로 문서를 나눕니다. 고정된 양식에 맞춰 다시 학습시키는 방식이 아니어서, 새 문서가 생기면 분류표의 설명을 바꿔 범위를 넓힐 수 있습니다. 공식 안내에 따르면 PDF·스캔본·이미지·모바일 촬영본을 입력으로 다루고, 글의 내용과 문서 배치·시각적 단서를 함께 봅니다.

이 글에서 말하는 자동화는 문서의 최종 결론을 AI에게 맡기는 일이 아닙니다. 담당자가 일일이 열어 보던 첫 분류를 줄여, 다음 담당자에게 넘길 목록을 정돈하는 데 가깝습니다.

월말에 들어온 문서 스무 건을 먼저 떠올려 봅니다

첫 시험은 한 주 동안 들어온 문서 스무 건만으로도 시작할 수 있습니다. 거래처의 견적·청구 PDF, 카드 영수증 사진, 계약서 스캔본, 고객이 보낸 신청서가 섞여 있다고 해보죠. 지금까지 담당자가 파일을 열고 폴더를 옮긴 뒤 관련 담당자에게 다시 알렸다면, 먼저 그 흐름을 그대로 적어 봅니다.

첫 시험에서는 이 흐름을 작게 나눕니다. 외부 서비스에 올려도 되는 익명화·비식별 샘플을 고르고, 문서마다 사전에 정한 종류를 먼저 적어 둡니다. 그다음 Document Classify의 결과와 비교합니다. 원문을 무작정 폴더에 옮기거나 결재를 올리는 단계는 아직 아닙니다.

들어온 문서분류 뒤에 남길 결과확인할 항목
거래처가 보낸 청구 PDFvendor_invoice 목록과 원본 링크청구 대상·금액·지급 조건
카드 영수증 사진purchase_receipt 목록실제 지출인지, 증빙이 더 필요한지
서명된 계약서 스캔본agreement 검토 대기 목록계약 기간·특약·서명 누락
고객이 첨부한 여러 장의 서류customer_submission 또는 needs_review어느 고객 요청에 딸린 자료인지

파일의 ‘정답 이름’만 맞히는 데서 멈추면 부족합니다. 청구서와 영수증에는 모두 금액이 적히지만, 청구서는 지급 전에 확인하고 영수증은 이미 쓴 돈을 증명하는 자료로 남길 수 있기 때문입니다. 그래서 분류표를 문서 모양이 아니라 다음 업무와 연결해 두면, 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 파일을 찾을 수 있습니다.

Upstage의 공식 안내는 분류 결과를 정보 추출과 검증, 업무 자동화의 앞단에 둘 수 있다고 설명합니다. 다만 첫 시험에서 그 범위까지 한꺼번에 다룰 필요는 없습니다. 우선 ‘오늘 들어온 문서를 어느 검토함에 둘까’라는 질문 하나에만 답하게 하는 편이 좋습니다.

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